Statutes

In this page you can find the consolidated version of the statutes.

The official statutes are in French and can be found in the Belgian Ministry of Justice .

French version

TITRE I

DE LA DENOMINATION – DU SIEGE SOCIAL – DE LA DUREE

1. Article 1er

Les fondateurs Jean-Yves Huwart, domicilié rue Chant d’oiseaux 498C à 5300 Landenne, Anis Bedda, domicilié Avenue Bernheim 25/3 à 1040 Etterbeek, et Philippe Verstichel, domicilié rue du Vignoble 42 à 1420 Braine l’Alleud, créent l’Association Européenne de Promotion du Coworking » ou, en anglais, «European Association for the Promotion of Coworking ». En abrégé, l’association peut prendre l’appellation française de « AEP Coworking » ou de «European Coworking Assembly» en anglais”

2. Article 2

Son siège social est établi , au Betacowork Coworking Brussels, 4 Rue de Pères Blancs, 1040, Etterbeek dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

3. Article 3

L’association est constituée pour une durée indéterminée.

TITRE II

DU BUT SOCIAL POURSUIVI

4. Article 4

L’association a pour but social de promouvoir, au travers de l’espace territorial de l’union européenne, les valeurs et les principes du Coworking, les espaces de travail collaboratifs qui se revendiquent de l’approche et des valeurs du Coworking, résumées dans la liste des principes en annexe, ainsi que de favoriser la mise en réseaux des entrepreneurs, innovateurs et travailleurs autonomes qui sont utilisateurs d’espaces de Coworking.

Sont notamment poursuivis les objectifs suivants:

– promouvoir le concept du Coworking ainsi que les espaces qui s’en revendiquent et qui en respectent les principes, auprès du grand public, des acteurs publics, des travailleurs indépendants et du monde des entreprises ;

– constituer pour les institutions publiques comme pour les acteurs du secteur privé, un interlocuteur privilégié en matière d’avis dans les domaines de la création et de la stimulation des espaces de Coworking;

– représenter et défendre les intérêts des espaces européens de Coworking auprès des institutions publiques et des acteurs privés ;

– soutenir le Coworking comme vecteur du développement économique afin de stimuler l’innovation, les nouvelles initiatives et la mise en réseau des preneurs d’initiatives au niveau européen et international.

– accompagner la définition et la mise en œuvre de projets visant la création d’espaces de Coworking, la promotion de l’approche et des principes du Coworking ou leur utilisation pour stimuler l’entrepreneuriat et l’innovation.

– participer à des initiatives internationales favorisant les échanges de bons procédés et les stimulations de collaborations utiles avec les instances académiques ou les fondations pour la diffusion du Coworking comme nouvelle forme d’organisation du travail.

Dans le cadre de la réalisation de son objet, l’association peut également prêter son concours et s’intéresser à des activités similaires à ses buts et devenir membre d’autres associations ou fédérations.

TITRE III

DES MEMBRES

5. Article 5

L’association est composée de membres effectifs et de membres adhérents.

6. Article 6

Les membres effectifs ne peuvent pas compter moins de trois membres.

Sont membres effectifs:

– les comparants au présent acte ;

– tout membre adhérent qui a introduit une candidature auprès du conseil d’administration pour être reconnu comme membre effectif. Le conseil d’administration statue sur cette candidature en veillant à assurer une représentativité en termes de nationalité, de langues, de spécialisation des activités mais aussi de genres ;

Les membres effectifs participent avec les membres du conseil d’administration à l’assemblée générale.

Ils sont désignés pour une période de trois années, renouvelable.

Le candidat non admis ne peut se représenter qu’après six mois à compter de la date de décision du conseil d’administration.

7. Article 7

Sont membres adhérents:

– les personnes physiques âgées d’au moins 18 ans ou morales qui sont les gestionnaires d’espaces de Coworking situés sur le territoire de l’union européenne ou les représentants d’un groupe d’espaces de Coworking pouvant justifier le fait qu’ils représentent une/la communauté des espaces de Coworking localisée dans un pays de l’Union européenne ou dans un pays associé à l’Union européenne.

– les organismes nationaux représentatifs des activités des espaces de Coworking.

– les acteurs qui peuvent justifier d’une implication dans le mouvement du Coworking en Europe, soit par leur(s) action(s) ou par un soutien concret, en conformité avec les principes du Coworking en annexe, et donc la candidature a été préalablement approuvée par le conseil d’administration.

– les personnes physique ou morale qui ne correspondent pas aux catégories qui précèdent mais qui expriment un intérêt sérieux pour les activités menées par l’association.

Sont membres adhérents de l’association ceux qui ont expressément sollicité leur affiliation auprès du conseil d’administration et qui ont payé la cotisation prévue en vertu des présents statuts.

Le conseil d’administration statue sur l’admission des membres adhérents.

Le candidat non admis ne peut se représenter qu’après six mois à compter de la date de décision du conseil d’administration.

La décision d’admission ou de refus est sans appel et est motivée par écrit dans les cinq jours ouvrables qui suivent.

8. Article 8

Les membres effectifs et les membres adhérents sont libres de se retirer à tout moment de l’association en adressant par écrit leur démission au conseil d’administration.

L’exclusion d’un membre effectif et d’un membre observateur ne peut être prononcée que par l’assemblée générale. Le Conseil d’administration peut suspendre un membre effectif et un membre observateur en attendant la décision rendue par l’assemblée générale.

Le non-respect des statuts, le défaut de payement des cotisations au plus tard dans les trois mois du rappel adressé par courriel, le défaut d’être présent, représenté ou excusé à trois assemblées générales consécutives, les infractions graves aux lois en vigueur et au règlement d’ordre intérieur, les fautes graves, agissements ou paroles, qui pourraient entacher l’honorabilité ou la considération dont doit jouir l’association, la faillite frauduleuse d’une structure de coworking en gestion, sont des actes qui peuvent conduire à l’exclusion des membres de toutes les catégories.

L’exclusion d’un membre requiert les conditions suivantes :

– la convocation d’une assemblée générale où tous les membres effectifs doivent être convoqués ;

– la décision de l’assemblée générale doit être prise à la majorité absolue des voix des membres effectifs présents ou représentés mais aucun quorum de présence n’est exigé ;

– la décision de l’exclusion d’un des membres fondateurs, comparants au présent acte, doit être prise à la majorité des quatre cinquième des voix des membres effectifs et ce, sans possibilité de représentation et avec un quorum de présence égal à neuf dixième.

– le respect des droits de la défense, c’est-à-dire l’audition du membre dont l’exclusion est demandée, si celui-ci le souhaite ;

– la mention dans le registre de l’exclusion du membre effectif.

Le membre effectif et adhérent qui est démissionnaire, exclu ou suspendu, ne peut rien réclamer sur l’avoir de l’association, ni prétendre à aucun remboursement de frais. Tout membre démissionnaire ou exclu, ainsi que leurs héritiers, n’ont aucun droit sur le fonds social de l’association. Ils ne peuvent réclamer aucun compte, faire apposer des scellés ou requérir l’inventaire.

9. Article 9

L’association doit tenir un registre des membres effectifs, sous la responsabilité du conseil d’administration, reprenant notamment les mentions suivantes :

– le nom, le prénom, le domicile et la date de naissance des membres ; – la forme juridique de l’association;

– l’adresse du siège social ;

– les décisions et dates d’admission, de démission ou d’exclusion des membres avec nom et fonction de la personne qui effectue cette formalité ainsi que la signature de cette dernière et le motif de la sortie (démission, présumé démissionnaire, révocation, exclusion, décès, etc…);

– le numéro d’inscription de l’association au greffe du tribunal ;

Toutes décisions d’admission, de démission ou d’exclusion de membres effectifs et adhérents sont inscrites au registre à la diligence du conseil d’administration endéans les huit jours de la connaissance que le conseil a eue de la ou des modifications intervenues.

Tous les membres effectifs et adhérents peuvent consulter au siège social de l’association le registre des membres, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration, de même que tous les documents comptables de l’association, sur simple demande écrite et motivée adressée au secrétaire de l’association.

10. Article 10

Les membres effectifs et les membres adhérents paient une cotisation annuelle. Le montant de cette cotisation annuelle est fixé par l’assemblée générale. Cette cotisation est de maximum 750 euros par an.

En cas d’absence de paiement des cotisations qui incombent à un membre, le conseil d’administration envoie un rappel par lettre recommandée.

(publication 14/2/2014)

11. Art. 11 Comptes et budget

L’association tient une comptabilité conforme à la loi du 27 juin 1921 et ses arrêtés d’application. L’année sociale débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre. A cette date, les écritures sont arrêtées et l’exercice clôturé. Les comptes de l’exercice écoulé seront soumis annuellement pour approbation à l’assemblée générale ainsi que le budget de l’exercice suivant. Ces documents seront joints à la convocation à l’assemblée générale.

Les vérificateurs aux comptes sont nommés par l’assemblée générale à la majorité simple.

TITRE IV

DE L’ASSEMBLEE GENERALE – DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

12. Article 11

L’assemblée générale est composée des membres effectifs. Elle est présidée par le président du conseil d’administration ou, en cas d’empêchement de celui-ci, par un administrateur désigné à cet effet par le conseil d’administration.

L’assemblée générale statutaire se réunit au moins une fois par an et à tout le moins deux mois après la date de clôture de l’exercice social pour l’approbation des comptes de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant.

Une assemblée générale extraordinaire peut être réunie à tout moment par décision du conseil d’administration, soit à la demande de celui-ci, soit à la demande d’un tiers des membres effectifs.

L’assemblée générale est convoquée par le conseil d’administration par lettre ordinaire confiée à la poste ou remise de la main à la main au moins quinze jours avant la date de l’assemblée.

La convocation contient l’ordre du jour détaillé.

Si l’assemblée générale doit approuver les comptes et budget, ceux-ci sont annexés à la convocation.

Toute proposition signée par un cinquième des membres doit être portée à l’ordre du jour.

13. Article 12

Chaque membre effectif a le droit d’assister en personne à l’assemblée générale.

Sauf exception prévue par les présents statuts, tout membre effectif peut se faire représenter par un autre

membre effectif ou adhérent porteur d’une procuration écrite dûment manuscrite et signée.

Chaque membre ne peut être porteur au maximum que de trois procurations.

Article 13

Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal à l’assemblée générale. Seul le membre effectif en règle de cotisation peut participer au vote.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des membres présents (50% + une voix) et représentés, sauf dans le cas où il en est décidé autrement dans la loi ou les présents statuts, et notamment en matière de dissolution ou de modification des statuts où l’on se conformera à la loi du 27 juin 1921 relative aux ASBL.

Les votes nuls, blancs, ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités.

Quand l’assemblée doit décider de l’exclusion d’un membre, d’une modification statutaire, de la dissolution de l’ASBL ou de sa transformation en société à finalité sociale, les votes nuls, blancs, ainsi que les abstentions sont considérés comme des votes négatifs.

En cas de parité des voix, celle du président ou de l’administrateur qui le remplace est prépondérante.

L’assemblée ne peut délibérer valablement que sur les points inscrits à l’ordre du jour.

Exceptionnellement, un point non inscrit à l’ordre du jour peut être délibéré à la condition que la moitié des membres soient présents ou représentés à l’assemblée générale et que deux tiers d’entre eux acceptent d’inscrire ce point à l’ordre du jour.

Néanmoins, les assemblées générales pourront délibérer valablement en cas d’urgence admise par la moitié plus une des voix des membres présents ou représentés, sur des points non repris à l’ordre du jour.

Les deux paragraphes qui précèdent ne pourront s’appliquer lorsque le point porte sur des modifications aux statuts, la dissolution de l’association ou sa transformation en société à finalité sociale.

En principe, les suffrages s’expriment à main levée, sauf lorsqu’il est question de personnes où le vote secret est de rigueur. Le vote sera également secret si la moitié plus un des membres en font la demande.

14. Article 14

Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un registre des procès-verbaux.

Les procès-verbaux sont rédigés par le secrétaire de l’association ou, en cas d’empêchement, par un autre administrateur désigné à cet effet par le conseil d’administration.

Ils sont signés par le président, deux membres et conservés dans un registre au siège social de l’association.

Tout tiers justifiant d’un intérêt légitime et sur demande écrite par lui introduite auprès du secrétaire de l’association peut demander des extraits des procès-verbaux signés par le président.

Toute modification aux statuts est déposée, sans délai, au greffe du tribunal de commerce et publiée aux Annexes du Moniteur belge.

Il en est de même pour toute nomination ou cession de fonction d’un administrateur, sans préjudice de l’obligation de dépôt d’une liste actualisée des membres telle que reprise dans les présents statuts.

15. Article 15

L’assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association. Elle possède les pouvoirs qui lui sont expressément conférés par la loi, les présents statuts et le règlement d’ordre intérieur.

Les attributions de l’assemblée générale comportent le droit :

– de modifier les statuts ;

– d’exclure un membre ;

– de nommer et révoquer les administrateurs ainsi que les commissaires ;

– d’approuver annuellement les comptes et budgets ;

– de donner la décharge aux administrateurs, aux commissaires et, en cas de dissolution volontaire, aux liquidateurs ;

– d’approuver le règlement d’ordre intérieur et ses modifications ;

– de décider d’intenter une action en responsabilité contre tout membre de l’association, tout administrateur, tout commissaire ;

– de prononcer la dissolution volontaire de l’association

– de désigner la destination de l’actif en cas de dissolution de l’association.

Un règlement d’ordre intérieur est instauré. Son acceptation ainsi que les modifications qui lui sont apportées nécessitent une décision de l’assemblée générale réunissant au moins la moitié des membres et statuant à la majorité absolue des voix des membres présents et représentés.

16. Article 16

L’association est gérée par un conseil d’administration composé de minimum trois administrateurs. Le nombre d’administrateurs est limité au maximum à huit membres.

Les administrateurs, choisis parmi les membres composant l’assemblée générale de l’association, après un appel de candidatures, sont nommés par l’assemblée générale à la majorité deux tiers des voix des personnes avec un quorum des deux tiers des membres.

Le mandat d’administrateur est de cinq ans.

L’administrateur sortant est rééligible.

17. Article 17

Les administrateurs exercent leurs fonctions gratuitement.

Toutefois les frais justifiés dans l’accomplissement de leur mission pourront être remboursés.

18. Article 17 bis

Par dérogation à l’article 18, un maximum de trois administrateurs peuvent être salariés de l’association.

Les fonctions spécifiques sont soumises à un lien de subordination au président du conseil d’administration.

Les fonctions spécifiques sont définies par les présents statuts.

Article 18

Les administrateurs ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables, vis-à-vis de l’association, que de l’exécution de leur mandat.

19. Article 19

Tout administrateur qui veut démissionner doit signifier sa démission par lettre recommandée au secrétaire du conseil d’administration.

20. Article 20

Le conseil d’administration désigne en son sein un président, un secrétaire et un trésorier qui constituent le bureau.

Le président est chargé notamment de présider le conseil d’administration.

Le secrétaire est chargé notamment de convoquer le conseil d’administration, de rédiger les procès-verbaux, de veiller à la conservation des documents.

Il procède au dépôt, dans les plus brefs délais, des actes au greffe du Tribunal de commerce.

Le trésorier est notamment chargé de la tenue des comptes, de la déclaration à l’impôt, des formalités pour l’acquittement de la T.V.A. éventuelle

En cas d’empêchement temporaire du président, du secrétaire ou du trésorier, le conseil d’administration peut désigner un administrateur pour le(s) remplacer à titre intérimaire.

Les administrateurs se réuniront immédiatement après chaque assemblée générale afin de désigner parmi eux, au vote secret, s’agissant de personnes, un président, un secrétaire et un trésorier qui constitueront le bureau.

En cas d’empêchement du président, ses fonctions seront assumées par le plus ancien, en fonction et non en âge, des administrateurs présents.

Le conseil délibère valablement si la moitié des administrateurs est présente.

Les décisions du conseil sont prises à la majorité absolue des voix des administrateurs présents (50% + 1 voix). Les votes blancs, nuls ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités. En cas de partage des voix, celle du président ou de l’administrateur qui le remplace est prépondérante.

Tout administrateur qui a un intérêt opposé à celui de l’association ne peut participer aux délibérations et au vote sur ce point de l’ordre du jour.

En principe, les suffrages s’expriment à main levée, sauf lorsqu’il est question de personnes où le vote secret est de rigueur.

Le vote sera également secret si la moitié des administrateurs plus un en font la demande.

Le conseil d’administration est convoqué par le secrétaire ou, en cas d’empêchement, par un autre administrateur.

La convocation au conseil d’administration est envoyée par lettre ordinaire au moins huit jours avant la date fixée pour la réunion du conseil.

Elle contient l’ordre du jour.

Le conseil ne délibère que sur les points inscrits à l’ordre du jour.

Exceptionnellement, un point non inscrit à l’ordre du jour peut être débattu si les deux tiers des membres présents marquent leur accord.

Les décisions sont consignées dans un registre des procès-verbaux et sont signés par le président et le secrétaire.

21. Article 21

Tant la représentation que la cooptation ne sont pas admises au sein du conseil d’administration.

Article 22

Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association en ce y compris notamment aliéner, hypothéquer et effectuer tous les autres actes de disposition ainsi que transiger et soumettre un litige à l’arbitrage.

Toutes les attributions qui ne sont pas expressément réservées par la loi ou les statuts à l’assemblée générale seront exercées par le conseil d’administration.

La démission ou la révocation d’un administrateur met fin à tout mandat conféré par le conseil d’administration.

Les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, sont dictées par le conseil d’administration et intentées ou soutenues au nom de l’association par le conseil d’administration.

22. Article 23

Tous les actes, factures, annonces, publications et autres documents émanant de l’association mentionnent la dénomination sociale de l’association ainsi que l’adresse du siège social.

TITRE V

DISPOSITIONS DIVERSES

23. Article 24

L’exercice social commence le 1er juillet pour se terminer le 30 juin suivant.

Par exception, le premier exercice social débutera le jour de la constitution de l’ASBL pour se terminer le 30 juin.

24. Article 25

En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social de l’association.

25. Article 26

Toute décision relative à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et à la cessation des fonctions du ou des liquidateur(s), la clôture de la dissolution, ainsi qu’à l’affectation de l’actif net est déposée et publiée conformément à la loi relative aux ASBL.

26. Article 27

Tout ce qui n’est pas expressément prévu dans les présents statuts est réglé conformément à la loi régissant les associations sans but lucratif.

27. Article 28

Le conseil d’administration, à la diligence de son secrétaire, se doit de veiller à ce que le dossier centralisé au greffe du tribunal de commerce soit toujours complet en sorte qu’il contienne :

– les statuts de l’association;

– les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des administrateurs et commissaires ;

– une copie du registre des membres mise à jour en cas de modification ;

– les décisions relatives à la nullité ou à la dissolution de l’association, à sa liquidation et à la nomination et à la cessation de fonction des liquidateurs ainsi que les décisions judiciaires pour autant qu’elles soient coulées en force de chose jugée ou exécutoires par provision ;

– les comptes annuels de l’association établis conformément aux exigences posées par le législateur ;

– le texte coordonné des statuts suite à leur modification ;

– En cas de modification de la composition de l’association, une liste des membres mise à jour doit être déposée au dossier central dans le mois de la date anniversaire du dépôt des statuts.

28. Article 29

Les missions spécifiques visées à l’article 17 bis sont les suivantes :

– L’animation de communautés

– Les activités de réseautage

– L’accompagnement et assistance de tiers pour des aspects stratégiques ou opérationnels

– La réalisation d’enquêtes et d’études

– L’organisation d’événement

29. Article 30

L’association s’engage à respecter et à faire respecter par ses membres les principes du Coworking.

30. Article 31

L’association s’engage à inscrire dans un règlement d’ordre intérieur les dispositions prévues pour la mise en œuvre de ses activités.

31. Article 32

L’assemblée de ce jour créant l’association sans but lucratif désigne comme administrateur :

▪ Jean-Yves Huwart, domicilié rue Chant d’oiseaux 498C à 5300 Landenne, né le 11/09/1974 à Namur, comme Président

▪ Philippe Verstichel, domicilié rue du Vignoble 42 à 1420 Brahe l’Alleud, né le 06/04/1963 à Haine-St-Paul , comme Secrétaire

▪ Anis Bedda, domicilié Avenue Bernheim 25/3 à 1040 Etterbeek, né le 04/06/1979 à Tunis, comme Trésorier.

Depuis le 26 février 2015, le conseil d’administration d’AEP Coworking se compose comme suit : Anis Bedda (Secrétaire), Ramon Suarez (Président avec délégation pour la gestion journalière) et Stefania Scognamiglio (Trésorière).

English version

TITLE 1

THE DENOMINATION – HEAD OFFICE – DURATION

1. Article 1

The founders: Jean-Yves Huwart, of rue Chant d’oiseaux 498C at 5300 Landenne, Anis Bedda, of Avenue Ternheim 25/3 in Etterbeek, and Philippe Verstichel, of rue du Vignoble 42 at 1420 Braine l’Alleud, founded the European Association for the Promotion of Coworking. In abbreviation, AEP Coworking, or European Coworking Assembly.

2. Article 2

The head office is established at Betacoworking Brussels, 2 Rue de Pères Blancs, 1040 Etterbeek in the judicial domain of Brussels.

3. Article 3

The association is founded for an undetermined duration.

TITLE 2

THE SOCIAL PURPOSE PURSUED

4. Article 4

The association has a social purpose to promote, within the territorial space of the European Union, the values and principles of coworking, workspaces for collaborative working which correspond to to the approach and values of coworking, resumed in the list of principles in annex, thereby enhancing the establishment of a network of entrepreneurs, innovators and independent workers who share the Coworking space.

Particularly to be pursued are the following objectives:

-To promote the concept of Coworking and the Coworking spaces whilst respecting the principles for the general public, public figures, independent workers and the business world;

-To constitute for public institutions as well as for the private sector a privileged partner in terms of advice within the sphere of the creation and stimulation of Coworking spaces.

To represent and defend the interests of European Coworking spaces regarding public institutions and the private sector.

To support Coworking as a vector to economic development and thus stimulate innovation, new initiatives and construct a network of initiative takers on a European and international level.

To guide and assist projects with the aim to create Coworking spaces, the promotion of the approach and the principles of Coworking or their implementation in order to stimulate enterprise and innovation.

To participate in international initiatives in favour of the exchange of best practises and to stimulate useful collaboration with academic institutions or foundations for the communication of Coworking as a new form of working structure.

Within the context of achieving its objective, the association can equally assist and take interest in similar activities and become members of other associations and federations.
TITLE 3

MEMBERS

5. Article 5

The association is composed of active members and affiliated members.

6. Article 6

The active members can not be less than three members.

The active members:

-subscribers to these statutes;

-each affiliated member who has introduced a candidature to the administrative council to be recognised as an active member. The administrative council will will establish through this candidature that the candidate conforms in terms of nationality, language, specialised activity, but also in genres;

The active members will participate with the members of the administrative council at the general meeting.
They are appointed for a three year period, which is renewable.

The non-admitted candidate can not reapply until six months after the decision of the administrative council.

7. Article 7

Affiliated members:

Individuals aged at least 18 years competent as administrators of Cowering spaces situated in the territory of European Union where representatives of a group of Cowering spaces can confirm the fact that they represent one/all Cowering spaces localised a country within the European Union, or country associated to the European Union.

the local organisations represent the activities in the Cowering spaces.

individuals who can justify their participation in the European Cowering movement, either by their action(s) or through concrete support, conforming to the principles of Cowering in annex, and whose candidature has been previously approved by the administrative council.

individuals active or engaged, who do not correspond to the above categories but express a serious interest in the activities carried out by the association.

Affiliated members of the association are those who have expressly solicited their affiliation with

the administrative council and who have pain their subscription fee according to the present statutes.

The administrative council will rule on the admission of affiliated members.

The non-admitted candidate can not reapply until six months after the date of the decision of the administrative council.

The decision of admittance or refusal is without appeal and will be delivered in writing in the following five working days.

8. Article 8

Active and affiliated members are free to resign from the association at any moment through sending their resignation in writing to the administrative council.

The exclusion of an active or observer member can not be declared except by the general assembly. The administrative council can suspend an active member or an observer member pending the decision of the general assembly.

The non respect of the statutes, default in payment of inscription fees within three months of the sent demand, the fault of absence, represented or excused from three consecutive general assemblies, serious breaches of the law in place or infractions against public order, serious faults,in words or acts, which reflect against the honour and and good standing which the association must maintain, fraudulent bankruptcy of a Coworking structure through administrative fault, are acts that can lead to the exclusion of members in all categories.

The exclusion of a member requires the following conditions:

the convocation of a general assembly which all active members requested must attend.

the decision of the assembly must be based on an absolute majority vote of the active members present or represented, but a quorum is not demanded.

the decision of exclusion of a founder member, according to the present act, must be based on a majority of four fifths of the active member’s vote, and this, without the possibility of representation and with a quorum of presence equal to nine tenths.

with respect to the right to defence, through audition, for the member who’s exclusion has been requested, if he so wishes.

the inscription in the register of the exclusion of an active member.

An active or affiliated member who resigns, is excluded or suspended has no right to the funds and resources of the association, and has no right to claim expenses. No member, resigned or excluded, and including their inheritors, has any right to claim social funds of the association. They can not demand any account, oppose sealed accounts or demand an inventory.

9. Article 9

The association will keep a register of active members, under the responsibility of the administrative council, maintaining the following entries;

the forename and family name, address and date of birth of all members; the juridic domain of the association;

– Address of registered head office.

10. Article 10

Active and affiliated members will pay an annual membership fee. The cost of this fee is determined by the general assembly. The fee can not exceed 750€ per year. In case of non-payment of this fee by a member, the administrative council will send a reminder by registered mail.

(publication 14/2/2014)

11. Art. 11 Accounts and budget

The association will maintain accounts conforming to the law of 27 June 1921 and clauses of application. The social year begins on the 1 January and ends 31 December. At this date entries are stopped and the accounts go into closure. The accounts of the previous year will be annually submitted for approval by the general assembly,as well as the budget for the coming period. The documents will be presented together with the convocation to the general assembly.

The auditors of the accounts will be appointed by the general assembly through a simple majority.

TITLE 4

THE GENERAL ASSEMBLY – THE ADMINISTRATIVE COUNCIL

12. Article 11

The general assembly is composed of active members. It is presided over by the president of the administrative council or, in the case of his unavailability,by an administrator designated by the administrative council.

The statutory general assembly will meet at least once a year and at least two months the date of closure for approval of accounts rendered for the previous year and the budget for the coming period.

An extraordinary general assembly can be called at any moment by decision of the administrative council either at it’s demand or at the demand of no less than one third of active members.

The general assembly is called through administrative council via a posted letter, or hand delivered at least fifteen days before the date of the general assembly.

The convocation will contain the detailed order of the day.

If the general assembly is required to approve accounts and budgets, these will be attached in annex to the convocation.

All propositions signed by a fifth of the members will be added to the order of the day.

13. Article 12

Each active member has the right to attend in person the general assembly.

Except with with exception covered in these present statutes, each active member can be represented by another active member or affiliated member issued with a written and signed procuration.

No member can carry more than a maximum of 3 procuration. Article 13.

Each active member has the equal right to vote in the general assembly. Only an active member who’s fee has been paid may vote.

Decisions are passed through an absolute majority of votes of members present (50% + 1 vote) and represented, except in the case when in it is decided otherwise by the the law or the present statutes, and notably in matters of dissolution or modification of statutes conforming to the law of 27 June 1921 relating to ASBLs.

Non-votes or abstentions will not be taken into account for calculating the majority.

When the assembly decides to exclude a member, on a modification in the statutes, to dissolve the ASBL or its transformation into a social society foundation, non votes or abstentions will be counted as negative votes.

In the case of a draw in voting, the vote of the president or the delegated administrator will take the priority. The assembly may only debate the topics on the order of the day.

Exceptionally, a topic that is not on the order may be debated on the condition that at least half of the members are present or represented at the general assembly, and that two thirds of them accept the topic on the order of the day.

Notwithstanding, the general assembly can debate a question of urgency presented half of the assembly present, or represented, on topics not inscribed in the order of the day.

The two above paragraphs can not be applied when the point concerns modifications to the statutes, dissolving of the association or transformation into a social foundation.

In principle, the vote is taken on a show of hands, except when the vote is on a question of personal and a secret vote is required. The vote will equally be secret if half plus one of the members request it.

14. Article 14

The decisions of the general assembly are recorded in the register of minutes of each assembly.

The minutes are kept by the secretary of the association or, in case of absence, by an other administrator delegated by the administrative council.

The minutes will be signed by the president and two members and conserved in a register at the head office of the association.

Any third party with a justified and legitimate interest, through a written request to the secretary, may request a copy of the minutes signed by the president.

All modifications to the statutes shall be deposed without delay to the court registry of commerce and published in annex to the Belgian monitor.

This applies equally for each appointment or cease of function of an administrator, with the obligation that an up to date list of members at the present status.

15. Article 15

The general assembly is the ruling body of the association, and has the following powers expressly confirmed by law, the present statutes, and internal regulation.
These powers pertain to the right to:

modify the statutes;
exclude a member;
to appoint or revoke or appoint administrators and commissioners;
annually approve accounts and budgets
grant the discharge of administrators, commissioners and in the case of voluntary liquidation, to the liquidators.
approve the internal regulations of order and their modification;
to decide to take action on responsibility against any member of the association, administrator or commissioner;
to pronounce the voluntary liquidation of the association
designate the destination of activities in the case of liquidation of the association.

When an internal order is established. It’s acceptance as well as the modifications applied require a united decision by the general assembly jointly represented by at least half the members and corresponding to an absolute majority of votes of members present and represented.

16. Article 16

The association is managed by an administrative council composed of a minimum of three administrators. The number of administrators is limited to a maximum of eight members.

The administrators, chosen from the members comprise the general assembly of the association, following a call for candidates, they are appointed by the general assembly through a two-thirds majority vote of with a quorum of two thirds of members.

The mandate of the administrator is for five years.

The departing administrator can be re-elected.

17. Article 17

The administrators perform their functions for no fee.

However, justified expenses in accomplishing their tasks can be refunded.

18. Article 17(a)

Notwithstanding article 18, a maximum of three administrators can receive a salary from the association. Their specific functions are submitted to the president of the administrative council.

Their specific functions are defined in the present statutes. Article 18.

The administrators do not contract, due to their function, any personal obligation and are not responsible regarding the association except for carrying out their mandate.

19. Article 19

Any administrator wishing to resign must must inform of his resignation by registered letter to the secretary of the administrative council.

20. Article 20

The administrative council will designate a president, a secretary and a treasurer who will constitute the office.
The president is principally charged to preside over the council of administration.

The secretary is principally charged to convoke the administrative council, to write and edit the minutes and to be responsible for archiving the documents.

He will promptly register acts to the commercial court registry.

The treasurer is principally charged with the keeping of accounts, tax declarations and the administration of eventual V.A.T charges.

In the case of temporary absence of the president, secretary or treasurer, the administrative council may designate an administrator to replace one or more of them in an intermediary function.

The administrators will meet immediately after each general assembly in order to designate who amongst them, via a secret vote in person, a president, a secretary and a treasure, who will constitute the office.

In case of absence of the president, his functions will be assumed by the administrator with the most seniority in terms of function and not in age.

The council will verify that half of the administrators are present.

The decisions of the council are taken with an absolute majority of votes of the administrators (50% + 1 vote) Non – votes or abstentions are not taken into account in the counting of majorities. In the case of a drawn vote, the vote of the president or the administrator representing him will decide.

Any administrator with a conflicting interest to that of the association is excluded from the deliberations and vote on the point of the order of the day.

In principle, the vote will be through show of hands, except when it is a question of personnel where a secret vote is in order.

The vote will equally be secret if half of the administrators plus one have requested it.

The administrative council is convoked by the secretary or in case of absence, by an other administrator.

The convocation to the administrative council is sent via a standard letter at least eight days prior to the date fixed for the meeting of the council.

It will contain the order of the day.

Exceptionally, a point that has not been inscribed in the order of the day may be discussed if two thirds of the members present give their approval.

Decisions are recorded in the register of minutes and are signed by the president and secretary.

21. Article 21

As the representation of the cooptation is not permitted within the administrative council. Article 22

The administrative council has the widest powers for the administration and management of the association including principally alienation, funding and executing all other necessary acts including negotiating and entering litigation for arbitration.

All attributions that are not expressly reserved by the law or the statutes of the general assembly will be exercised by the administrative council.

The resignation or revocation of an administrator will end the mandate conferred by the administrative council.

Judicial actions, whether in demanding or defence, are dictated by the administrative council and are brought and supported in the name of the association by the administrative council.

22. Article 23

All acts, invoices, adverts, publications and other documents emanating from the association will mention its name as well the address of the head office.

TITLE 5

VARIOUS PROVISIONS

23. Article 24

The social exercise will begin on the 1st of July and end on the following 30th June.

By exception, the first social exercise starts on the day of the founding of the ASBL and ends on on the 30th June.

24. Article 25

In the case of dissolving the association, the general assembly will designate the liquidator, determine their their powers and indicate the placement of the social balance of funds remaining.

25. Article 26

All decisions relating to the dissolving, within the conditions of the liquidation, the nomination and the cessation of functions of the liquidators, the closure and dissolution, as well as the placing of the remains balance will deposed and published to conform to the law relating to the ASBL.

26. Article 27

Anything that is not specifically foreseen in the present statutes will be regulated to the law governing non-profit associations.

27. Article 28

The administrative council, under the supervision of the secretariat, will ensure that the dossier recorded at the court of commerce will always be complete in that it contains:

the statutes of the organisation;

the acts relating to the nomination or the cessation of the functions of the administrators and commissioners; – a copy of the up to date register of members in case of modification;

decisions relating to the termination and dissolving of the association; to its liquidation and the nomination and the cessation of function of the liquidators also judicial decisions in as much as they have been taken out of judgement or executed provisionally;

The annual accounts of the association conforming to the demands of the of the legislation; the text indicating the statutes following their modification;

In the case of modification to the composition of the association, an up to date list of members will be deposed with the central dossier within the month of the annual date of the depositing of the statutes.

28. Article 29

The specific missions cover in article 17 (a) are as follows:

Animation of the communities

Networking activities

Assisting and guiding third parties in strategy and operating

The initiation of research and studies

The organisation of events

29. Article 30

The association commits itself to respect, and be respected by their members, the principles of coworking.

30. Article 31

The association commits itself to the inscription of interior rules of order for the planned arrangements for the putting into action their activities.

31. Article 32

The assembly of today found the the non profit association name as administrators:

Jean-Yves Huwart, of rue Chant d’oiseaux 498C, 5300 Landenne. Born 11/09/1974 in Namur, As president.

*Phillippe Verstichel, of rue du Vignoble 42, Brahe l’Alleud, born 06/04/1963 in Haine-St-Paul, as secretary.

*Anis Bedda, of Avenue Ternheim 25/3, 1040 Etterbeek, born 04/06/1979 in Tunis, as treasurer.

Since the 26th February 2015, the administrative council of AEP Cowering is composed as follows:

Anis Bedda (Secretary), Ramon Saurez (President with responsibility for the daily running) and Stefania Scognamiglio (Treasurer).